Expert en solutions digitales et outils collaboratifs, Inovae a décidé de partager son expérience et vous donner ses tips sur les outils qui peuvent vous faire gagner en efficacité. Aujourd’hui, nous présentons l’application Notion qui permet de construire un environnement de travail digital sur mesure.

Si la propagation du coronavirus a entraîné des retombées négatives pour de nombreuses entreprises, certaines ont tiré leur épingle du jeu et Notion en fait partie. Avec de plus en plus de personnes travaillant à distance, les inscriptions de nouveaux clients ont atteint un nouveau sommet pour la start-up fournissant des outils qui permettent d’organiser et suivre son travail.

La société est née en 2013 à San Francisco, créée par Ivan Zhao et Simon Last et la première version de Notion est sortie en mars 2018. A l'origine, Notion était un outil prisé par la communauté Startup, les étudiants et les petites entreprises mais il est aujourd'hui utilisé par toutes sortes d'organisations qui apprécient la liberté de création offerte par la plateforme. Notion compte désormais plus de 4 millions d'utilisateurs à travers le monde avec des clients comme Samsung, Nike ou Mc Donald's.

Alors, Notion, c’est quoi exactement ?

Notion est une application collaborative tout-en-un qui rassemble, sur une plateforme unique, tout ce dont une entreprise moderne a besoin pour s'organiser : prise de notes, gestion et partage de documents, gestion de projet, suivi des tâches et bases de données relationnelles.

Notion

 

La plateforme permet de combiner efficacement du texte comme un logiciel de prise de notes ou de traitement de texte (Word, Evernote), des tableaux de gestion de projet (Trello, Asana), des bases de données (Excel, Airtable, Google Sheets) et de faire facilement des liens entre toutes ces données pour les organiser.Notion permet également de stocker et partager tous types de documents (PDF, Powerpoint, Drive, ...).

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Capturer, trier et organiser les idées

Selon vos problématiques, vous pouvez très bien considérer Notion comme :

  • une base de connaissances partagée
  • un intranet
  • un outil de gestion de projet
  • un logiciel d’écriture
  • une application de prises de note
  • un wiki
  • un tableur
  • un outil de documentation
  • un utilitaire de bases de données
  • et bien entendu, tout ça à la fois !

En fait, Notion permet de créer une page qui va vous permettre d'intégrer toutes ces différentes données en fonction de vos besoins (texte, fichiers, images, base de données…). Chaque page peut intégrer d’autres pages (sans limites dans l’arborescence). Et ces données sont accessibles de différentes manières : par la recherche, évidemment, mais surtout par différentes vues accessibles pour les bases de données, avec des notions de tri que vous allez définir. Une même base peut être affichée sur différentes pages, ou plusieurs fois sur la même page, avec des tris / vues totalement différentes, pour mettre en évidence les données nécessaires.

 

Notion

 

Créer des espaces de travail collaboratifs

Notion permet une gestion collaborative, avec droits d’accès gérés page par page si nécessaire, la possibilité de partager une page avec des invités mais aussi de créer des pages web pour rendre des données accessibles à des personnes hors de votre organisation. L'outil intègre également un système de communication d’équipe comme dans un Google Doc. Vous pouvez laisser des commentaires à vos collègues qui recevront une notification pour contribuer au projet et si plusieurs personnes travaillent sur le même document, la fonction ‘Page History’ permet de remonter les actions et voir les modifications. 

 

Pourquoi nous apprécions Notion!

Chez Inovae, nous utilisons depuis 3 ans la plateforme Confluence pour gérer notre documentation. En parallèle, nous avons lancé en début d'année le projet pilote avec Notion pour nos activités communication, marketing et vente. Ces outils nous permettent de centraliser nos informations, optimiser notre manière de travailler en équipe et ainsi, gagner en temps et efficacité. 

Autant pour les entreprises que pour les particuliers, l'avantage le plus important de Notion est sa totale liberté de création. Le défi ambitieux que s'est lancé la start-up est de permettre aux non-développeurs de créer leurs propres applications. Un de leurs slogans décrit bien cette liberté :

‘Solve your problems your way, bounded only by your imagination.’

En effet, l’outil est fait de blocs et de pages qui s’emboîtent à la manière de Lego pour créer toutes sortes de systèmes sur mesure. Cette approche modulaire laisse le champs libre sur la manière de structurer les connaissances, au rythme de leur évolution. Un élément (paragraphe, titre, citation, bullet point, page, etc.) peut passer instantanément d’un format à l’autre. Des lignes de texte peuvent devenir des pages, des titres, des cases à cocher, des éléments d’un tableau Kanban ou d’une base de données plus dense. Le niveau d’indentation n’a pas de limite, vous pouvez créer autant de sous-pages que vous voulez : la flexibilité est infinie. 

Nous avons donc pu construire notre propre espace de travail répondant aux besoins spécifiques de l’agence. Et cet espace peut facilement être réorganisé selon les évolutions, ce qui le rend vivant et toujours en adéquation avec l'organisation.

De plus, cette grande flexibilité s'accompagne d'un design élégant et épuré qui rend la plateforme très agréable à utiliser.

Un autre point que nous apprécions particulièrement sont les fonctions de collaboration d'équipe. Le télétravail est chez nous une pratique courante ; Notion nous permet de centraliser nos données, mais surtout d'optimiser nos échanges grâce à ses fonctionnalités d'édition collaborative en ligne. Le fait de pouvoir éditer à plusieurs et en même temps un document et de voir ce que les autres font en live est définitivement un atout.

Pour l'anecdote, cet article a été écrit, relu et validé sur Notion

 

Pas encore de version française…

Aujourd'hui, Notion ne possède pas de version française, la plateforme n’est disponible qu’en anglais. En revanche, une fois que vous avez compris tous les termes utilisés, il est tout à fait possible pour une équipe française d'utiliser Notion. 

 

Des tutoriels et une communauté pour aider à la prise en main

Notion propose de nombreux templates disponibles (to-do list, roadmap, meeting notes, gallery, moodboard…) à importer dans son espace et à adapter selon ses besoins. Il existe également beaucoup de présentations et tutoriels sur le web, réalisés par la communauté Notion, pour vous aider (la grande majorité toujours en anglais).

 

Un prix évolutif selon vos besoins

Notion possède une version gratuite idéale pour tester l'outil avec la création de 1 000 blocs. Ensuite, il existe 3 plans tarifaires qui vont de 4$ / mois (plan personnel) à 20$ / mois (plan entreprise).

 

Nous pouvons vous aider dans l'intégration de Notion au sein de votre entreprise

L'intégration d'un nouvel outil digital s'accompagne toujours de changements organisationnels. Les structures formelles d'organisation et la culture informelle doivent être connues et s'adapter pour tirer profit du nouvel outil et en assurer la pérennité. 

Dans le cas de Notion, dont l'objectif est de créer un espace de travail digital sur mesure, l'enjeu de la réflexion en amont pour structurer le projet (objectifs, besoins, défis, etc.) est primordiale. Les possibilités de l'outil sont si étendues que son implémentation et sa maîtrise nécessitent une préparation et un temps d’adaptation avant d’en tirer tous les avantages.

Spécialiste en transformation digitale, Inovae peut vous accompagner dans les différentes étapes d'implémentation d'une plateforme Notion. Contactez nos experts pour en discuter.

Pour aller plus loin dans la découverte de Notion, nous vous conseillons la lecture de cet article : https://outilsnum.fr/notion-prise-de-notes-2-0/

Le New York Times a également consacré un bel article à la plateforme au printemps 2020 : https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/notion-startup-fund-raising.html/