Entretien : comment notre habitude du télétravail nous a aidé à gérer le confinement

5 octobre 2020 - by Kian Rieben
Kian Rieben
Citation Kian

Le télétravail forcé qui s'est imposé ces derniers mois pourrait-il entraîner une transformation organisationnelle des entreprises ?
C'est presque une évidence, mais cela dépendra évidemment de la réponse donnée par chaque organisation.

Inovae pratique la gestion libre du travail et le home office depuis sa création, il y a maintenant 11 ans. Ceci a permis à l’agence de ne pas être touchée au niveau organisationnel par les longues semaines de confinement et de pouvoir conserver le même service de qualité / réactivité envers ses clients.

En plein confinement, nous avons réalisé une enquête globale auprès de nos 30 collaborateurs (situés en Suisse et en Europe) sur les valeurs et l’ADN de l’agence.
80 % d’entre eux ont cité la flexibilité des horaires et le télétravail comme un important avantage.

Nous aimerions partager notre expérience et échanger sur l'implémentation de cette pratique, les avantages / inconvénients et partager nos conseils au travers d'une interview avec notre directeur Kian Rieben.

 

Quand et comment a été implémenté le télétravail au sein d’Inovae?

Kian Rieben : Le télétravail s'est imposé dès le premier jour d'Inovae. Sans être millenial (les fondateurs sont un peu plus vieux...), notre culture digitale était déjà forgée et bien que le télétravail n'était pas encore pratique courante à l'époque, c'est un concept que nous avions déjà bien intégré. D'autres facteurs nous ont également poussé vers le développement du télétravail comme des collaborations à l'international sur des projets open source avec nécessairement des contacts à l'étranger ou encore le fait qu'à la création d'Inovae, mon associé et moi-même étions dans deux villes différentes et n'avions pas encore de locaux.

 

Quels sont les principaux bénéfices du télétravail sur la qualité de vie?

K.B : D'après les retours de mes employés, je dirai que les plus grands avantages pour eux sont l'indépendance et la souplesse, le sentiment de confiance et, non des moindres, le gain de temps et les économies du fait de ne pas avoir de déplacements à effectuer. Certains habitent loin de l'agence et ils peuvent facilement gagner 2h de temps en supprimant les trajets, donc gagner en qualité de vie. C'est un point qui me parait important et qui va forcément jouer sur leur bien-être et leur motivation au travail.

Autre point positif quand on travaille de chez soi, c'est la diminution des interruptions qui implique une productivité accrue. Quand on doit se concentrer sur un dossier, c'est agréable de pouvoir le faire dans un environnement calme. C'est d'ailleurs l'un des enjeux du télétravail pour chaque collaborateur, celui d'avoir un endroit calme pour travailler.

 

Quels sont les avantages du côté de l'agence?

K.B : En tant qu'agence digitale, le télétravail est selon moi essentiel car il permet de développer une culture digitale encore plus grande par l'utilisation plus intensive d'outils collaboratifs en ligne. Par exemple, nous utilisons Confluence et Notion comme espaces collaboratifs de gestion des connaissances, Jira pour planifier nos projets, Slack pour communiquer et Klaxoon pour animer nos échanges... Tout ceci implique également un meilleur niveau de documentation écrite des projets et processus. Comme tout se passe en ligne, les informations doivent être systématiquement et immédiatement indexées, digitalisées et partagées. Il reste des enjeux mais moindre que lorsque la référence est sur papier ou dans des fichiers personnels et qu'il n'y a qu'une volonté de digitaliser pour archiver par exemple. La prise de note en réunion se fait directement sur l'ordinateur ou avec une retranscription dans les heures qui suivent.

Du côté de la logistique pour l'employeur, le télétravail implique une politique de fourniture de matériel mobile. Il n'est en effet pas possible de déplacer son ordinateur fixe entre bureau et domicile. Nous avons opté pour le BYOD (Bring Your Own Device), aussi pour d'autres raisons que le télétravail.

 

… Et quels sont les risques?

K.B : Pour l'employé, le risque d'isolement notamment. C'est pourquoi nous essayons de nous coordonner pour venir au bureau les mêmes jours et passer du temps ensemble. C'est essentiel pour garder une cohésion d'équipe.

Un autre danger est le travail sans fin. Ceci est très dépendant de la personnalité de chacun et il est important que le management ET le collaborateur soient conscients que ni le télétravail ni la flexibilité n'implique d'être disponible tout le temps ou sur des durées quotidiennes trop longues ! Il faut savoir couper du travail et n'y revenir que lorsque c'est prévu. Chacun doit pouvoir placer son curseur où il sent que c'est viable à long terme.

Pour l'employeur, les risques peuvent être la supervision de l’effectif qui est forcément un peu plus complexe et pour certaines entreprises, la sécurité des informations, bien qu'aujourd'hui, beaucoup de solutions techniques relativement simples à déployer existent.

 

Comment trouver le bon équilibre?

K.B : Le management a un rôle très important à jouer ! Il doit faire passer le message, surtout par l'exemple, que si la flexibilité doit aller dans les deux sens, elle doit aussi être limitée raisonnablement dans les deux sens. Un collaborateur qui a bénéficié de cette flexibilité pour faire du sport en semaine et en journée, pourra en faire bénéficier l'entreprise pour terminer un projet un soir de semaine ou un samedi. A contrario, chaque collaborateur doit aussi fixer ses propres limites et le management comme les collègues doivent les respecter pour que le travail ne déborde pas sur la vie privée.

Il faut aussi réserver des espaces pour se rencontrer et socialiser en face à face. C'est absolument primordial. A Inovae, nous nous réunissons tous régulièrement pour partager plusieurs jours de travail et d'activités extra-professionnelles. Il y a toujours un saut qualitatif perceptible dans les échanges entre collaborateurs des différents bureaux.

Grâce à ces habitudes, nous avons pu laisser une grande liberté à chaque collaborateur d'évaluer la situation durant le déconfinement et d'adapter ses pratiques en fonction de ses contraintes spécifiques. Les collaborateurs à risques ou en étroite relation avec des personnes à risques ont pu prolonger leur télétravail strict alors que les autres ont pu revenir plus vite aux bureaux.

 

Quel avenir pour le télétravail?

K.B : Il est à peu près impossible de prétendre le contraire : il va se développer. Mais il ne pourra jamais être appliqué partout et tout le temps. Au-delà des contraintes objectives dépendant de la nature de l'activité - une activité de service physique avec horaires d'ouverture ne peut que limiter les possibilités de télétravail et de flexibilité d'horaire - je pense que le principal frein réside dans le changement de paradigme nécessaire de la part du management. Il implique en effet d'adapter les modes de fonctionnement sous-jacents au management et de passer d'une culture du contrôle à une culture de la confiance.

Là encore, la nature de l'activité et l'histoire socioculturelle du domaine d'activité peuvent faciliter ou non ce changement. Une activité dans laquelle un rapport de force très tendu s'est établit entre direction et collaborateurs depuis des décennies, via les syndicats notamment, aura probablement toutes les peines à établir le régime de confiance suffisant pour généraliser le télétravail.

Une activité nécessitant une main d'œuvre à faible revenu rencontrera aussi des difficultés à implémenter ces pratiques. Cela pourrait se faire, mais probablement au détriment des conditions de travail et du bien-être des collaborateurs. Le télétravail a un coût, on peut se demander comment sera financé un cadre de travail satisfaisant en dehors du bureau.

Dans le cas d'Inovae, nous réunissons beaucoup de conditions qui permettent à ce modèle de s'épanouir et d'être une valeur ajoutée pour les collaborateurs. C'est en premier lieu dans les travailleurs de la connaissance (knowledge worker) que le développement de ces pratiques est le plus naturel.

Il est fort probable que plusieurs organisations vont être amenées à évoluer et à être fortement impactées par le télétravail selon des mécanismes secondaires vertueux ou pervers. La généralisation du télétravail au sein d'une hiérarchie peut exacerber ou mettre en évidence des échelons hiérarchiques inutiles ou inefficients et renforcer des pratiques organisationnelles informelles. Dans ce contexte, des rapports de pouvoir peuvent être renégociés, par exemple lorsqu'ils reposent sur des personnalités charismatiques en réunion, mais très mal à l'aise sur le digital. On pourrait alors imaginer que des personnalités plus introverties en réunion pourraient prendre plus de place et, ainsi, gagner en influence.

Kian Rieben
Kian Rieben
Directeur & associé

Co-fondateur d'Inovae, Kian met à profit son approche anthropologique des technologies pour intégrer chaque projet aux réalités concrètes.

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