Forcé de se réinventer pour survivre, l’événementiel passe au digital

6 novembre 2020 - by Amandine Buisson
Amandine Buisson
digital event

Cette année 2020, si particulière, nous force à nous réinventer et à faire émerger de nouvelles idées, de nouveaux usages. Ces solutions ingénieuses et nouvelles pratiques qui ont fait surface ces derniers mois auront forcément une influence majeure sur ‘la vie d’après’.

 

Parmi les secteurs touchés de plein fouet par la pandémie, l’événementiel est en première ligne. Les grands et petits événements qui rythment la vie et l’économie ont tous été annulés: festivals, salons, forums… l’été a accordé une petite trêve mais la nouvelle réglementation et l’hiver ont de nouveau mis un terme à toute organisation de rassemblement.

Cette situation de rencontres sans contact physique est en train d’accélérer un mouvement perceptible depuis quelques années: la digitalisation des événements.

Pour certains professionnels de l’événementiel, le sujet n’est pas nouveau (inscription en ligne, application événementielle, etc.), mais pour beaucoup d’entreprises, la digitalisation des événements s’est très rapidement imposée comme la seule solution possible durant cette période complexe.

 

De nouvelles opportunités pour réinventer le partage

Loin d’être une version dégradée d’un événement physique, la version digitale ouvre de nouvelles opportunités. Bien pensée et conçue, cette partie virtuelle n’est pas un gadget mais une véritable brique du projet. Un événement digital donne une sensation similaire et essentielle à celle d’un événement physique réussi: la sensation de contact, de proximité, de communauté. L’accent doit être mis sur la création de l'interaction, de l'engagement à distance, les contenus et la communauté.

 

De nombreuses solutions interactives et immersives permettent de créer de vrais contacts entre les participants:

  • Conférence et tables rondes en multiplexe live pour réunir 2, 10, 100 interlocuteurs ou plus aux 4 coins de la planète
  • Conférence interactive pour poser des questions en live, réagir et intervenir virtuellement, répondre à des quizz ou des questions

  • Espace de networking via des salles virtuelles thématisées dédiées au réseautage et échanges de e-business cards. Des fonctionnalités permettent de faire des recherches parmi les participants, d'organiser des cafés virtuels pour prendre rendez-vous et échanger en tête à tête avec un interlocuteur spécifique.
  • Envoi de recommandations de participants à rencontrer ou de contenus à découvrir, adaptée à chaque profil

  • Photo Booth qui propose des filtres aux couleurs de l’événement
  • Livre d’or qui permet à chacun de laisser sa trace ou son avis de manière virtuelle et animée

Des avantages qui laissent à penser que l'événement digital survivra à l'après covid

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Une organisation plus flexible

Les événements digitaux permettent une approche tout à fait différente, et complémentaire. Contrairement à un événement physique, où le nombre de places est souvent limité par le lieu, un événement digital est adaptable en fonction des besoins. Selon les inscriptions, il est possible d’ajuster les ateliers / conférences et compléter le programme avec des modules interactifs (questions, votes, quizz…). Le format 100% digital permet également de faire durer l’événement dans le temps, dans une approche d’échange continu avec les audiences. Enfin, le taux de ‘no-show’, qui est tant redouté sur les événements physiques, n’a plus d’impact sur un événement digital.

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Un budget maitrisé

L’organisation d’un événement digital nécessite moins de prestataires qu’un événement physique, très peu de déplacement pour l’organisation mais aussi une centralisation des coûts permettant de faire des économies d’échelles. Cela vous permet de se concentrer sur le contenu et de moins se soucier de l’organisation.

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Une accessibilité sans limite

Pour les participants, les événements digitalisés présentent de nombreux avantages de coût et de temps. Ils peuvent assister à un événement n’importe où dans le monde, à n’importe quel moment. L’événement digital permet de surpasser les barrières géographiques et s’affranchir des contraintes logistiques d’un événement physique.

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Un pas pour l’environnement

Un événement digital a le mérite de limiter les déplacements (avion, train), l’impression de document de communication et diminuer l’empreinte carbone individuel. Ces événements participent à une approche “Green” de l’événementiel.

Le défi de l’attention, un enjeu majeur

Si les événements digitaux permettent de réunir plus de participants, pour un moindre coût, de nouvelles problématiques se posent : réussir à capter l’attention et maintenir les participants.

Dans l'économie de l'attention, le contenu est plus que jamais roi, et a fortiori en distanciel, où il est possible de quitter l’événement d’un clic !

Une attention toute particulière doit donc être portée aux contenus, pour les rendre les plus interactifs et impactants possible. Plus que jamais, les événements demandent un profond travail éditorial en amont, un déroulé millimétré et des contenus augmentés.

Il faut miser sur des contenus riches: vidéos, podcasts audio et contenus interactifs permettant aux participants de poser des questions directement aux intervenants.

 

L’expérience utilisateur, au centre de toutes les attentions

La question de la sociabilité est particulièrement prégnante, surtout dans ce contexte dans lequel, séparé des autres, chacun a besoin d’échanger et de se sentir intégré. L’événement doit donc s’organiser autour de l'humain et de la relation.

Il faut réussir à équilibrer d’un côté des contenus forts pour séduire le plus grand nombre, et de l’autre, des bulles d’échange privées.

Ceci passe par la mise en place des espaces de networking, des «rooms» pour échanger sur des sujets spécifiques, des Q&A interactives, des notifications pour rejoindre des conférences ou des espaces de discussions.

Amandine Buisson
Amandine Buisson
Marketing manager

Spécialiste en communication, les forces d'Amandine sont la compréhension des besoins du client et le développement de stratégies marketing créatives.

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