Fédérer les 6 écoles autour d'un intranet commun

Intranet, réseau collaboratif
HES-SO Genève

Faire vivre la communauté et fédérer...
6.écoles
12.instituts
1000000.de collaboratrices et collaborateurs
5800.étudiantes et étudiants

La HES⁠-⁠SO Genève est devenue un large réservoir de compétences, d’idées, d'innovations, de créativité et de savoirs. Forte de plus de 5800 étudiantes et étudiants, c’est un acteur fondamental du tissu économique et socioculturel genevois. Ses différentes filières d'étude et ses recherches se déclinent en six écoles: La Haute école du paysage, d'ingénierie et d'architecture (HEPIA), la Haute école d'art et de design (HEAD), la Haute école de gestion (HEG), la Haute école de Santé (HEdS), la Haute école de travail social (HETS) et la Haute école de musique (HEM).

Ces institutions disposent au total de 12 instituts de recherche, et de plus d'un millier de collaboratrices et collaborateurs.

La mise en oeuvre de la nouvelle loi sur la HES-SO Genève et son autonomie, couplée à des exigences nouvelles en matière de transparence et à l’émergence formelle d’une communauté de la HES-SO Genève, ont ravivé le besoin de disposer d’un intranet performant.

L’objectif de ce projet d’envergure était donc la création d’un intranet commun pour les 6 écoles ainsi que l'entité commune s'adressant à tous les types publics, tels que les enseignants, le personnel administratif et les étudiants.

Les challenges

Concevoir une plateforme à la fois fédératrice et respectueuse des singularités de chaque établissement

Plateforme commune à plusieurs entités différentes, le principal défi était de garder le système aussi simple que possible tout en fournissant un accès centralisé et personnalisé à tous les contenus partagés à l'interne. L’intranet devait être conçu comme une grande « gare de triage » qui permettait de rassembler au sein de la même page les contenus inter-écoles avec les contenus spécifiques à chaque école.

Le challenge était de parvenir à interconnecter tous les outils à disposition des collaborateurs et étudiants, et ne pas dupliquer l'information, mais à la rendre accessible depuis cet unique point d'entrée.

Présentations institutionnelles, annuaires, annonces, documents: la quantité imposante de données requiert une structuration pertinente, pour offrir un accès centralisé à l’information et un partage optimisé. Dans ce contexte, la saisie et l'harmonisation des contenus a conduit le projet à une complexité très élevée et a nécessité la mise en place d’une stratégie globale cohérente et bien communiquée.

 

Solutions et technologies

Réussir à simplifier un projet d'une grande complexité

Au fil de nombreuses réunions de discussion et de validation avec l'équipe de mise en œuvre, nous avons travaillé sur la mise en place d’une solution fonctionnelle et efficace qui répondait à la complexité des demandes et des maquettes existantes (réalisées par une autre agence).

Une approche par composant

Les avantages principaux sont:

  • une grande souplesse dans la personnalisation des mises en page.
  • une granularité d'accès par école et par type de public pour chaque page et même pour chaque élément de contenu de la page.
  • un agencement simple pour la navigation depuis un téléphone mobile (Smartphone).

Un système de navigation intuitif

Il était essentiel que l'expérience de navigation sur le contenu reste intuitive et facile, même pour les personnes ayant plusieurs rôles dans plusieurs écoles. Nous avons opté pour un contexte de navigation clair qui oblige à choisir une entité pour parcourir le contenu. De même, nous avons mis en place une granularité avec l'édition des composants et une seule page partagée entre toutes les entités, forçant le partage de la structure de la page. Pour aider les éditeurs à gérer ces pages complexes, nous avons développé un outils de "masquerade" permettant de visionner une page telle qu'elle sera visible pour chacun des différents public cibles.

Les éléments essentiels de l'intranet

  • Édition de page avec layout builder et components approach
  • Permissions d'accès avec une granularité fine
  • Groupes
  • Nouvelles
  • Événements
  • Offres d'emplois
  • Piscines
  • Petites annonces
  • Menus quotidien pour chaque restaurant

Une solution conçue sur Drupal

2 instances de Drupal 7 ont été construites:

  1. L'intranet lui-même.
  2. Un système de gestion des documents (DMS) pour conserver la documentation officielle des processus.

Les deux sont fortement intégrés avec:

  • un SSO.
  • un widget pour rechercher et référencer un document du DMS dans l'intranet.
  • un système d'autorisation partagé pour afficher les documents du DMS uniquement aux personnes autorisées via l'Intranet.

Une troisième instance Drupal 7 contient toutes les données sur les personnes. Une synchronisation s'exécute chaque nuit pour synchroniser les données avec l'intranet et le DMS fournissant les rôles et les autorisations.

En plus de cela, une instance Apache Solr fournit la recherche.

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